効率の良い文書保管方法とは? 2016年3月29日 at 7:05 PM

効率の良い文書保管方法とは?

私は某企業で事務職をしています。
先日部署内での業務担当命令があり、今までの営業サポート事務とは真逆の、主に書類を毎日大量に扱う業務へと担当変更になりました。
個人や法人化している代理店さんを対象に、弊社と委託契約を結んでいただくための試験、合格後の登録手続き等、それに関わる書類の文書保管までが主な仕事になります。
そしてそのために必要な書類の種類、枚数の多さと言ったら半端じゃない量で引き継ぎを受けてる時点でぐったりするほどでした。
ひとつの代理店につき厚さ5センチほどにもなる書類。
それは毎月どんどん増えていき、その代理店さんが弊社との委託契約を続けている限り永久に文書保管しておかなければいけないのです。
保管方法はとてもアナログで港町の倉庫で保管してるとのこと。
貸倉庫なので車で自分で運び、過去の書類を確認したい時も自分で倉庫へ行き、何時間か掛けて山の書類の中から見つけ出さなければいけないとのこと。
確かに前任者はたまに朝から出掛けて夕方まで倉庫にいることがたまにあったな、と思い出しました。
でも今のご時世、もっと効率良く文書保管をしている会社があるんじゃないかな、と引き継ぎを受けながらぼんやり考えていました。

文書保管の悩み

文書保管についてぼんやり思ったものの、ぼんやりしてる時間は全くなく、新しい業務を覚えるのに必死でした。
まず営業が探してきた委託契約を結んでくれる代理店さんの試験の申請業務と諸々の手続き。
試験会場や日時等を間違いなく伝え、試験前の研修のサポート。
そして合格後に提出が必要な書類の案内。
(これが多すぎる!)その書類を期限内にきっちり提出してもらい某機関での委託契約締結手続き。
ここまでの流れでだいたい2カ月弱かかります。
万が一試験不合格だった場合はさらに1カ月長引きます。
だいたい一月の受験者数が多いときで20名ほどにもなるので20名分の手続きと某大な書類のチェックで混雑時はあたふた。
文書保管をしに倉庫へ行くのはある程度書類がたまってからなので、つい後回しに考えていました。
しかし、とうとう社内の施錠付キャビネットにも書類が入りきらなくなってしまい、文書保管用の倉庫まで持ち込まなければいけなくなりました。
初めて行ったのですが、何十年前からの書類が入った段ボールの山々。
脚立どころか梯子がないと上まで届きません。
箱に登録した年月は記載されてますがここから探すのは本当に至難の業です。
今回は新たに保管するだけですが探し出す事態が起きたら、と考えると気が遠くなります。
その日の帰りに会った大学時代の友人に思わず弊社の文書保管方法がアナログすぎることを軽く愚痴ってしまいました。
するとその友人から意外なアドバイスが。

画期的な文書保管方法でスキルアップも夢じゃない

その友人の会社でも文書保管が必要な業務があり、専門業者に委託してるとのこと。
最近はそういった企業向けの文書保管専門業者がいるらしいのです。
まず保管先は倉庫が多いそうです。
そこまでは現状と同じです。
しかし文書を直接持ち込むことはせず、着払発送でいいのでかなり手間が省けるとのこと。
そして全ての書類をスキャナーで読み込みデータ化してくれているので、過去の書類を確認したいときは少しの時間待つだけでPDFにしてメール添付してくれるそうです。
とにかく自らが倉庫へ出向くことはなく、もちろん探しに行く手間もない。
保管も呼び出しも業者がやってくれてさらに短時間。
なんて画期的なんでしょう!あとは料金です。
友人にそこの文書保管業者のホームページを教えてもらい料金を確認し、早速上司に相談しました。
現在の貸倉庫の料金を私は知らなかったのですが、貸倉庫までの交通費、一旦倉庫まで行ってしまうと丸一日事務員が抜けるため発生する他の事務員の残業代、全て合わせると専門業者の方が断然安いとのことです。
フットワークの軽い上司は早速業者へ連絡し、セキュリティ面を含む細かいことを問い合わせしていました。
上司は納得したらしく、今度は本社へ申請。
文書保管をお願いする
本社からの回答には少し時間が掛かりましたがうちの支店だけでなく全国で利用していこうという結論になりました。
その文書保管方法に変えてから半年たらずですが、すごく楽で本来の業務にもより一層集中できてます。
今まで重い箱の上げ下げで腰を悪くして辞めていく事務員が多かったのですが、これからはその心配もない!と上司も喜んでいました。
よかったよかった!

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